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Tout ce qu’il faut savoir sur la régularisation des charges
Les charges locatives sont basées sur une consommation type et versées mensuellement par le locataire, et c’est en fin d’année qu’elles nécessitent souvent une régularisation. Elle doit cependant être faite dans les formes afin que son locataire s’en acquitte.
Le paiement des charges locatives
Chaque mois, le loyer payé par votre locataire est un loyer composé du montant de la surface louée, mais aussi par les charges locatives qui peuvent être :
- L’entretien de la copropriété ;
- Les petites réparations annuelles concernant la copropriété ;
- L’eau froide si elle est collective ;
- Le chauffage s’il est collectif ;
- Diverses taxes : poubelles, balayage, ordures ménagères…
En fin d’année, une fois que tous les frais ont été payés, le propriétaire bailleur y voit alors plus clair pour connaître la facture totale de tous ces traits qui ont été avancés par lui-même. Il procède à un décompte par nature de charges pour faire le calcul du différentiel entre le montant de la provision versée par le locataire et le montant exact des charges. Il sait ainsi précisément si le locataire a trop ou pas assez payé.
Si ce dernier n’a pas assez payé, il faudra l’en informer en lui transmettant tous les justificatifs nécessaires à cet appel de charges pour la régulation. Dans le cas contraire, le bailleur devra lui envoyer un chèque de remboursement.
Bon à savoir
Les charges récupérables sont toutes déterminées et énoncées dans le décret du 26 août 1987 qui reste le texte de référence pour les bailleurs.
Modèle de lettre pour la régularisation des charges
Pour vous aider dans votre requête, les experts Se Loger vous propose un modèle de lettre à envoyer à votre ou vos locataires pour que la régularisation des charges se fasse en bonne et due forme dans un cadre légal. Pour être assuré que celle-ci sera bien reçue, voici ce qu’il est conseillé de faire :
- Envoi en recommandé avec accusé de réception ;
- Remise en main propre par un huissier de justice ;
- Remise en main propre par vous-même avec une reconnaissance signée noir sur blanc par les destinataires.
Nom et prénom du bailleur
Adresse
Code postal et ville
Nom et prénom du locataire
Adresse
Code postal et ville
Date
Objet : régularisation des charges pour la période du JJ/MM/AAAA au JJ/MM/AAAA
Madame, Monsieur,
Par la présente, je vous informe de la régularisation des charges pour la période du JJ/MM/AAAA au JJ/MM/AAAA. Vous m’avez versé la somme de x euros (soit 12 provisions de x euros). Or, il s’avère que le montant réel des charges récupérables pour cette année est de x euros pour cette période. Vous trouverez joints à ce courrier tous les justificatifs des charges (arrêté des comptes de copropriété et taxe d’enlèvement des ordures ménagères).
Par avance, merci de me faire parvenir le solde qui s’élève à x euros.
(ou en fonction de la situation)
Vous trouverez un chèque de x euros correspondant au trop-perçu.
Pour l’année qui arrive, je vous propose de réajuster la provision pour charges à x euros par mois en sus de votre loyer afin de la faire correspondre au plus proche du montant réel des charges.
Veuillez recevoir mes salutations distinguées.
La régularisation des charges récupérables est effective à chaque fin d’année. En fonction du montant réel payé, vous devrez envoyer une lettre à votre locataire pour que celui-ci paye la différence si, en tant que propriétaire, vous avez vous-même trop payé sur l’année échue.
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