Le calme semble être revenu dans les copropriétés et on est loin aujourd'hui de l'ambiance qui y régnait à la fin des années 90 quand les syndics étaient accusés de tous les maux. Lorsqu'ils n'étaient pas taxés d'incompétence, ils étaient réputés corrompus, leurs comptes étaient obscurs et au bout du compte, “ on ” finissait par les tenir pour seuls responsables des multiples faillites des copropriétés... Pour sortir de ce cercle vicieux, il devenait urgent de restaurer un cadre où les responsabilités de chacun, copropriétaires d'une part et syndic d'autre part, étaient sereinement réaffirmées. Le législateur s'est donc penché sur la question et, en instaurant des dispositifs permettant d'amoindrir les capacités de nuisances des copropriétaires mauvais payeurs et des syndics jugés incompétents, a rénové en douceur les règlements des copropriétés. En assouplissant notamment certaines règles de majorités lors des votes des décisions lors des assemblés de copropriétaires, la loi Solidarité et Renouvellement Urbain (SRU) a corrigé à partir de 2001 certaines des lacunes d'une réglementation qui datait pour l'essentiel de 1965 et a réussi à faire assez sensiblement évoluer les relations propriétaires-syndics. Les textes concernant la gestion du syndicat des copropriétaires sont maintenant réunis dans le cadre des dispositions applicables à un syndicat coopératif chargé de contrôler la gestion comptable. De nouveaux processus de concertation ayant trait aux dépenses et à l'entretien des copropriétés ont été institués. Quant au processus décisionnel au sein de la copropriété, il a été amélioré par la modification des modalités de vote au sein de l'assemblée des copropriétaires. Inévitablement concerné par ces évolutions, le syndic reste une pièce maîtresse de la copropriété puisque c'est à lui qu'incombe la mise en œuvre des décisions prises par les copropriétaires ainsi que la charge de faire respecter le règlement en engageant si nécessaire les actions judiciaires requises. Ce faisant, les réformes de la copropriété sont dominées par une préoccupation majeure : celle de l'adaptation en souplesse afin de ne heurter aucune des nombreuses sensibilités en présence.
La mise à jour en souplesse des règlements de copropriété
Au cœur des relations entre copropriétaires et syndics, se trouve le règlement de copropriété dont les dispositions s'imposent obligatoirement dès lors qu'il est remis par le notaire à tout nouveau copropriétaire. Ce contrat définit les règles de fonctionnement de la copropriété, les droits et les obligations des copropriétaires et des locataires d'un l'immeuble, les lots et la quote-part des charges qui leur sont affectées. De là découlent la répartition des coûts entre copropriétaires, les conditions de jouissance des parties communes et des parties privatives. Soumis à une loi de 1965 qui précise dans son article 1er qu'elle régit tout immeuble ou groupe d'immeubles dont la propriété est répartie par lots entre plusieurs personnes, le règlement peut être modifié par les copropriétaires notamment lorsqu'ils décident de modifier la destination des parties communes. Parfois, certaines dispositions desdits règlements deviennent obsolètes au gré des évolutions législatives et jurisprudentielles. A titre d'exemple, la cour de cassation a estimé que certaines clauses des règlements de copropriété devaient être considérées comme nulles et non avenues. Il en est ainsi par exemple de celles prévoyant l'interdiction de la présence d'animaux domestiques dans les appartements ou celles interdisant la possibilité de mettre des fleurs à son bacon.
De fait, le règlement de copropriété n'est pas un document immuable et la loi SRU (solidarité et renouvellement urbains) de décembre 2001 a prévu la possibilité jusqu'au 15 décembre 2005 pour les copropriétaires de mettre les règlements de copropriété à jour par un vote à la majorité simple (art. 24) moyennant l'application d'un droit de publication fixe d'environ 92 €. Cette échéance n'est cependant pas contraignante. Aucune pénalité n'est encourue pour le cas ou l'adaptation des règlements de copropriété n'aurait pas été faite dans ces délais. Après cette date, les règlements seront toujours modifiables dans les conditions du droit commun lequel requière la double majorité de l'article 26, normalement applicable pour modifier un règlement de copropriété.
Ce faisant, dans sa 23e recommandation, la commission relative à la copropriété, rattachée au ministère de la Justice a rappelé qu'il n'est pas possible de modifier, à la majorité simple, les quotes-parts de parties communes ni de rectifier les erreurs de calculs ou d'ajuster seulement le quantum des charges. En effet, la mise à jour des règlements dans le cadre de la loi SRU ne peut porter que sur les nouvelles dispositions qui ont modifié la loi de 1965 et sur le décret d'application de 1967. Pour ce faire, la commission incite le syndic à une concertation préalable avec le conseil syndical pour recenser les adaptations rendues nécessaires avant de saisir l'assemblée pour l'adaptation définitive du projet de modification.
La mise à jour des règlements de copropriété avant 15 décembre 2005
la loi SRU (solidarité et renouvellement urbains) de décembre 2001 prévoit la possibilité jusqu'au 15 décembre 2005 pour les copropriétaires de mettre les règlements de copropriété à jour par un vote à la majorité simple (art. 24). Aucune méthode n'a cependant été imposée par la loi pour parvenir à cet objectif. Au sein des copropriétés, l'opération devrait se réaliser en deux étapes. Après examen du règlement par toutes personnes compétentes désignées par l'assemblée (juriste, gestionnaire de copropriété, etc.) une première assemblée générale devra être convoquée afin de présenter la liste des modifications à apporter. Ensuite, une seconde assemblée pourra voter l'exécution des travaux d'adaptation. Il n'en reste pas moins que ce toilettage des règlements de copropriété ne permettra pas de corriger les situations illégales telles que les annexions de fait des parties communes de l'immeuble (palier, combles).
LE ROLE DU SYNDIC EST DE FAIRE RESPECTER LE REGLEMENT
Désigné par l'assemblée, les missions du syndic sont de faire appliquer le règlement de copropriété, d'administrer l'immeuble, d'exécuter les décisions de l'assemblée générale et de représenter le syndicat des copropriétaires. Si l'une quelconque de ses missions cause un préjudice, sa responsabilité peut être engagée par celui ou ceux des copropriétaires qui en sont victimes.
Un rapide rappel de différentes règles et obligations qui s'imposent au syndic permet de mesurer l'importance du rôle de ce dernier dans le fonctionnement de la copropriété. C'est à lui qu'incombe la conservation les archives du syndicat des copropriétaires, à savoir, le règlement de copropriété, l'état de répartition des charges, les procès-verbaux des assemblées générales et des documents relatifs à l'immeuble et au syndicat. Il établit et tient à jour la liste des copropriétaires avec indication des lots qui leur appartiennent. Il est responsable de la préparation et de la convocation des assemblées de copropriétaires, laquelle ne peut délibérer que sur les questions inscrites à l'ordre du jour et dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux dispositions légales. Ensuite, le syndic notifie le procès-verbal de l'assemblée générale aux copropriétaires ce qui permet d'en exécuter le contenu, en particulier, lorsque l'assemblée a voté des dépenses pour l'accomplissement de travaux. Il doit établir un budget prévisionnel et appeler l'avance de trésorerie et les provisions nécessaires à la gestion quotidienne de l'immeuble et régler les dépenses (article 25 du décret du 17 mars 1967).
La convocation de l'assemblée générale
En matière d'administration et de gestion de la copropriété, tout commence par la convocation des copropriétaires. L'assemblée générale doit se réunir au moins une fois par an. Elle est en principe, convoquée par le syndic qui peut cependant le faire chaque fois qu'il le juge utile. La convocation peut également être demandée par le conseil syndical ou par plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix. Les demandes sont notifiées au syndic en précisant les questions qui doivent être inscrites à l'ordre du jour. Faute de réponse du syndic et après une mise en demeure qui serait restée sans réponse dans les huit jours, le président du conseil syndical est habilité à convoquer l'assemblée générale.
En cas de carence du conseil syndical ou de son président, tout copropriétaire peut demander au président du tribunal de grande instance de désigner un administrateur provisoire qui convoquera lui-même l'assemblée générale. La convocation est notifiée à tous les propriétaires au moins quinze jours avant la date de la réunion par lettre recommandée. Elle indique le jour, l'heure et le lieu de la réunion et contient un ordre du jour précisant chacune des questions soumises à la délibération de l'assemblée.
Le syndic rédige le procès-verbal des délibérations
En qualité de secrétaire de la séance, le syndic établit le procès-verbal des délibérations. Selon l'article 17 du décret no 67-223 du 17 mars 1967, le procès verbal doit contenir le texte de chaque délibération, le résultat des votes, le nom des copropriétaires qui se sont opposés, de ceux qui n'ont pas pris part au vote et enfin de ceux qui se sont abstenus lors du vote de la décision de l'assemblée ainsi que les réserves formulées par les copropriétaires opposants.
Ce procès verbal est contrôlé par le conseil syndical, le président de séance et les membres du bureau. Une fois établi et signé, il est consigné dans le registre des procès-verbaux de séance (voir ci-après). S'agissant d'un instrument de preuve, le procès-verbal fait foi des constatations qu'il contient jusqu'à la preuve du contraire éventuellement rapportée par le propriétaire qui en conteste le contenu.
LES OBLIGATIONS COMPTABLES DU SYNDIC
En matière comptable, les obligations qui pèsent sur le syndic et qui permettent d'assurer la transparence de sa gestion sont nombreuses. Le syndic doit tenir une comptabilité séparée par copropriété. Avant toute assemblée générale, il doit présenter des documents indispensables à la validité de ladite assemblée. Il en est ainsi du compte des recettes et dépenses de l'année écoulée, de l'état des dettes et créances des copropriétaires vis-à-vis du syndic, de la situation de la trésorerie, du budget prévisionnel et des devis ou marchés de travaux. A tout moment, il doit pouvoir produire la position comptable de chaque copropriétaire au regard du paiement des provisions et charges et sauf disposition plus contraignante du règlement de copropriété, il doit rendre compte de sa gestion à l'assemblée générale au moins une fois par an et doit obtenir son quitus. L'approbation des comptes et la délivrance du quitus, à la majorité simple, par l'assemblée générale des copropriétaires dégage sa responsabilité vis-à-vis du syndicat.
L'obligation d'ouvrir un compte bancaire au nom du syndicat des copropriétaires
Depuis le 1er juin 2001, l'obligation d'ouvrir un compte bancaire ou postal propre à chaque copropriété au nom du syndicat s'impose à tous les nouveaux contrats de gestion conclus entre un syndic et une copropriété. Pour les mandats de gestion en cours au moment de la promulgation de la loi, la création de ce compte devra être effective au 31 décembre 2002. De fait, le compte séparé est devenu le mode normal de gestion des fonds d'une copropriété et le non-respect de cette règle emporte la nullité de plein droit du mandat du syndic à l'expiration d'un délai de trois mois suivant sa désignation. Cette obligation s'impose au syndic professionnel, sauf en cas de vote contraire de l'assemblée des copropriétaires à la majorité absolue.
LA GESTION DE LA COPROPRIETE
Depuis le 1er janvier 2002 (loi SRU), le vote d'un budget prévisionnel permettant de faire face aux dépenses courantes de fonctionnement, de maintenance et d'administration des parties communes de la copropriété est devenu obligatoire. Les copropriétaires doivent obligatoirement l'adopter chaque année et ce, dans les six mois de la clôture des comptes précédents. Par suite, ce budget est alimenté trimestriellement par le règlement de 4 parts égales correspondant aux appels de fonds, sous réserve de modalités différentes adoptées par l'assemblée générale. Quant aux dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, c'est à dire essentiellement les dépenses pour travaux importants dont la liste sera fixée par décret en Conseil d'Etat, ainsi que les modalités de provisions, elles doivent faire l'objet d'un vote spécifique en assemblée générale.
L'approbation des comptes
Le syndic doit rendre compte de sa gestion à l'assemblée générale au moins une fois par an (demande de quitus). Toutefois, le règlement de copropriété peut prévoir une périodicité plus courte. Préalablement à la réunion, les copropriétaires ainsi que le conseil syndical peuvent vérifier les justificatifs mis à leur disposition. En effet, selon le décret du 17 mars 1967, l'assemblée générale des copropriétaires apprécie la réalité et la régularité des dépenses au vu de la notification qui leur est faite par le syndic des comptes des recettes et des dépenses de l'exercice, de l'état des dettes et des créances, de la situation de trésorerie ainsi que du solde du compte bancaire ou postal séparé s'il en existe un. Toutefois, aucun texte ne régit expressément l'approbation des comptes tenus par le syndic, celle-ci intervenant à la majorité simple de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.
L'approbation des comptes du syndic emporte ratification de la gestion du syndic pour l'exercice écoulé. Cela signifie que sauf erreur, omission ou présentation inexacte, la gestion du syndic est entérinée. Il en résulte que toute action visant à la remettre en cause est déclarée irrecevable. Le quitus accordé par l'assemblée au syndic est donc un acte capital qui a notamment pour effet de le décharger de toute responsabilité. L'assemblée générale dispose à cet égard d'une grande liberté d'appréciation à la fois pour le donner ou le refuser, mais aussi pour l'assortir le cas échéant, de conditions ou de réserves lorsque les documents et justificatifs des dépenses ne satisfont pas entièrement les copropriétaires.
LE QUITUS
Chaque propriétaire ayant soit directement, soit par l'intermédiaire du conseil syndical la possibilité de contrôler la mission du syndic, doit informer le conseil syndical s'il estime que le syndic a mal exécuté l'une des missions précitées. Dans ce cas, le conseil syndical émet un avis et peut demander au syndic de modifier sa position. Le copropriétaire insatisfait peut aussi faire inscrire le sujet de son mécontentement à l'ordre du jour de l'assemblée suivante. Il peut enfin ne pas approuver les comptes et refuser le vote du quitus. En cas extrêmes, le syndic peut ne pas être renouvelé ou peut être révoqué en cours de mandat. En cas de carence du syndic et après mise en demeure d'agir restée infructueuse pendant plus de 8 jours, tout copropriétaire peut décider de l'assigner en justice.
Les raisons d'engager la responsabilité du syndic sont multiples à l'égard du syndicat des copropriétaires, chacun des agissements fautifs du gestionnaire de la copropriété, qu'ils soient volontaires ou non, étant susceptible de causer préjudice. Toutefois, les tribunaux sont beaucoup plus indulgents lorsque le syndic est bénévole.
LES CHARGES DE COPROPRIETE
La contribution financière de chaque copropriétaire aux dépenses de la communauté dépend des millièmes ou tantièmes attribués à chacun des lots. C'est à ce stade que le règlement de copropriété trouve son importance. Selon la loi 10 juillet 1965, ce document détermine l'usage qui peut être fait des parties privatives et des parties communes ainsi que les règles d'administration de ces dernières. S'y trouve également la part relative de la contribution des copropriétaires au titre des charges générales et des charges spéciales, ces charges étant réparties d'après les tantièmes de copropriété.
Rappelons que les charges générales sont relatives à la conservation et l'administration des parties communes de l'immeuble. Elles permettent de déterminer pour chaque lot, la contribution aux dépenses liées notamment aux ravalements, à la réfection des toitures, au nettoyage, aux assurances, au fonctionnement des assemblées générales, à la rémunération du syndic, etc... Les charges spéciales, quant à elles, sont liées au fonctionnement des services et des équipements communs de type ascenseur, chauffage lorsqu'il est collectif,...
Bon à savoir : ce n'est que depuis le 31 décembre 2002 que tout règlement de copropriété publié doit indiquer les éléments pris en considération et la méthode de calcul permettant de fixer les quotes-parts de parties communes et la répartition des charges...
Le recouvrement des charges de copropriété
L'obligation de payer des charges est inévitablement attachée à la qualité de copropriétaire. Sans cette participation financière, le syndic ne pourrait pas assurer l'administration courante, l'entretien des parties communes et des équipements collectifs ou souscrire les diverses polices d'assurances de l'immeuble. En cas de non-paiement des charges, le syndic peut désormais (loi SRU) engager une procédure devant le juge des référés afin d'obtenir une condamnation rapide du copropriétaire défaillant au versement des sommes dont il est débiteur vis à vis de la copropriété. Les frais engagés à cette occasion par la copropriété pour recouvrer les sommes dues (huissier, avocats, procédures diverses...) sont uniquement imputables au copropriétaire défaillant. On notera également que la décision du tribunal est assortie de l'exécution provisoire de plein droit, ce qui permet au syndicat des copropriétaires de pratiquer immédiatement une saisie si nécessaire.
Vente d'appartement et régularisation des charges de copropriété
Lors de la vente d'un appartement, le syndic dispose d'un droit d'opposition sur le prix lorsqu'un copropriétaire est débiteur à l'égard des charges de copropriétés. Si la créance du syndicat des copropriétaires est certaine, liquide et exigible, le prix de vente est bloqué entre les mains du notaire, jusqu'à ce que la situation soit régularisée. En effet, en cas de cession d'un appartement, la dette qui reste est personnelle au vendeur, qui demeure seul tenu des dettes et des charges liquides et exigibles au moment de la vente. Quant à l'acquéreur, il prend à sa charge les sommes devenues liquides et exigibles après la notification de la vente au syndic. Il a été jugé que constituent des créances liquides et exigibles les appels de fonds votés par l'assemblée générale. S'agissant du financement des travaux non encore exécutés, il est vivement recommandé de se mettre d'accord avec le vendeur, dès la signature du compromis ou de la promesse de vente, pour éviter toutes contestations.
LE CONTROLE DES CHARGES DE COPROPRIETE
La loi SRU institue la mise en concurrence obligatoire des fournisseurs dès lors que les dépenses à engager pour le compte de la copropriété dépassent un seuil fixé par l'assemblée générale des copropriétaires. Cette mesure qui tend à moraliser l'attribution des marchés est inspirée de l'activité de certains intermédiaires spécialisés dans la traque des dépenses injustifiées. Ces derniers mettent les prestataires de services en concurrence, retiennent et proposent aux copropriétaires l'offre de service la plus économique et se rémunèrent en prélevant un pourcentage sur l'économie réalisée.
L'information des copropriétaires et l'obligation d'établir le carnet d'entretien de l'immeuble
Depuis le 1er juin 2001, le syndic de copropriété doit tenir à jour un carnet d'entretien de l'immeuble. Ce document mentionne l'adresse de l'immeuble, l'identité du syndic en exercice, les références et la date d'échéance des contrats d'assurance de l'immeuble souscrits par le syndicat des copropriétaires ainsi que la date d'échéance de ces contrats. Sont indiqués l'année de réalisation des travaux importants (ravalement, réfection des toitures, remplacement de la chaudière...) ainsi que l'identité des entreprises ayant réalisé ces travaux et la référence des contrats d'assurance travaux lorsqu'ils sont obligatoires (assurance responsabilité de l'entreprise et assurance dommages-ouvrage souscrits par le syndic), les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs et leur date d'échéance et, lorsqu'il a été voté par l'assemblée générale, l'échéancier du programme pluriannuel de travaux.
Indéniablement ce document améliore l'information du futur acquéreur d'un lot de copropriété, puisque tout candidat à l'acquisition d'un lot peut depuis le 1er juin 2001 en prendre connaissance, ce carnet d'entretien tout comme le diagnostic technique étant tenu à disposition des tiers. Pour les immeubles de plus de 15 ans mis en copropriété, lors de la première vente d'un lot ou dans les trois ans de la division de l'immeuble, le notaire a l'obligation de porter le diagnostic technique à la connaissance de tout acquéreur d'un lot de copropriété.
Le syndic exécute les délibérations de l'assemblée
En application de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic doit exécuter les délibérations de l'assemblée générale, cette dernière étant seule responsable de la validité des décisions qu'elle vote. Toutefois, au cours de la réunion durant laquelle la décision est prise, le syndic a un devoir de conseil. Il doit alerter les copropriétaires qui voudraient adopter une décision non valable.
Une fois la décision prise, le syndic doit prendre toutes les dispositions appropriées, conclure et surveiller l'exécution des contrats nécessaires à la réalisation du projet adopté. En cas de difficultés, travaux imprévus, dépassement des délais,... il doit convoquer l'assemblée qui décide de la position à adopter. Cette formalité, lourde en apparence, lui permet d'éviter de risquer d'engager sa responsabilité. En effet, comme nous le verrons ci-après, la responsabilité du syndic est exposée s'il apparaît que son intervention a dépassé le cadre des pouvoirs qui lui avaient été accordés par les copropriétaires.
Très important : les décisions de l'assemblée peuvent être contestées par les copropriétaires opposants ou défaillants dans le délai de deux mois à compter de la notification (art. 42 moi de 1965). Avant d'exécuter une décision prise par le syndicat des copropriétaires, le syndic a donc tout intérêt à attendre l'expiration de ce délai. Sa responsabilité pourrait être engagée par un copropriétaire qui subirait un préjudice du fait d'une décision (contestable) exécutée avant l'expiration de ce délai. Cela dit, le syndic ne doit pas trop tarder à agir. En cas de retard ou de non exécution des délibérations de l'assemblée, sa responsabilité peut également être engagée dès lors que cette inaction est à l'origine d'un préjudice.
L'appreciation des comptes du syndic par les copropriétaires
Au moins une fois l'an, la question de la gestion du syndic doit être discutée au sein d'une assemblée générale. Outre le contrôle exercé par les copropriétaires sur les diverses pièces justificatives produites par le syndic, le conseil syndical a un droit de regard sur la comptabilité du syndic et sur la répartition des dépenses effectuées. En cas de faute du syndic, sa responsabilité peut être engagée à condition qu'un préjudice ait été subi par le syndicat et qu'il existe un lien direct entre la faute et le préjudice. Le plus souvent, les tribunaux sanctionnent les syndics en cas d'abstention ou de retards dommageables dans le cadre de l'entretien de l'immeuble. Il en est ainsi par exemple lorsque le syndic reste inactif en présence d'une fuite d'eau ayant entraîné une surconsommation d'eau ou lorsque ce dernier a oublié de convoquer une l'assemblée générale. Le syndic engage alors sa responsabilité et un copropriétaire ayant subi un préjudice peut se retourner contre lui, à l'instar de toute victime à l'encontre de l'auteur du dommage.
Carence et empêchement du syndic
Lorsqu'un syndic ne peut accomplir sa fonction ou s'il se trouve en situation de carence, il peut être remplacé par un administrateur provisoire. La désignation de ce remplaçant est prononcée par le président du tribunal de grande instance, à l'initiative de tout copropriétaire ou créancier de la copropriété à condition qu'aucune autre solution de remplacement n'ait été prévue, dans de tels cas, par le règlement de copropriété.
L'assurance du syndic
Le syndicat des copropriétaires indemnise la victime lorsqu'un tiers subit un préjudice du fait de la copropriété. Tel est le rôle de l'assurance souscrite pour le compte de la copropriété par le syndic. Toutefois, la copropriété peut devoir indemniser une victime, alors même que l'origine du préjudice réside dans une faute du syndic. Les copropriétaires doivent donc vérifier que leur syndic est bien assuré, afin, le cas échéant, qu'ils puissent se retourner contre l'assureur du syndic.
LA REALISATION DES TRAVAUX DANS LA COPROPRIETE
La question des travaux dans la copropriété est très sensible à un double titre. D'une part, c'est d'elle dont dépend la préservation du patrimoine des copropriétaires et d'autre part, elle affecte le portefeuille des copropriétaires. Tous les organes de la copropriété sont donc concernés et la loi du 10 juillet 1965 définit les modalités d'implication de chacun d'entre eux dans le processus de décision. Sont ainsi définis les pouvoirs des copropriétaires en fonction de leurs millièmes, ceux du syndicat des copropriétaires chargé de veiller à la conservation et à l'administration de l'immeuble, ceux de l'assemblée générale qui vote les décisions de gestion et pour finir, ceux du syndic.
COMMENT SE DECIDENT LES TRAVAUX ?
Dès lors qu'un copropriétaire, le conseil syndical et ou le syndic estime nécessaire la réalisation de travaux dans la copropriété, ces travaux doivent être inscrits à l'ordre du jour de la convocation d'une assemblée générale pour y être votés. C'est en effet à l'assemblée qu'il appartient de prendre la décision d'engager les travaux. Pour que l'assemblée soit suffisamment informée, l'ordre du jour doit être précis et les dépenses encourues doivent être précisément indiquées, par la transmission de différents devis. A cet égard, les recommandations de la Commission nationale relative à la copropriété sont parfaitement éclairantes.
La loi SRU a assoupli les règles de majorité s'agissant des votes relatifs aux travaux obligatoires. Les travaux qui supposaient l'obtention de la majorité des voix des copropriétaires peuvent désormais être décidés à la simple majorité lorsque le tiers des voix de tous les copropriétaires et non la majorité a été obtenue lors d'un premier vote. Dans ce cas, la même assemblée peut procéder à un second vote et adopter la décision à la majorité des personnes présentes. Pour les travaux d'entretien qui ne requièrent qu'une majorité simple (article 24), les abstentions ne sont plus comptabilisées dans le décompte des voix. Enfin, en cas vente des parties communes et des travaux à effectuer sur celles-ci, la règle de l'unanimité n'est plus requise. A présent, ces décisions sont prises à la majorité des membres du syndicat représentant au moins les deux tiers des voix.
Pour favoriser la transparence des marchés relatifs aux travaux, la Commission nationale relative à la copropriété suggère notamment, dans un premier temps, qu'une visite annuelle de l'immeuble soit effectuée par le syndic en présence du président du conseil syndical et, le cas échéant, des membres du conseil syndical et des copropriétaires intéressés.
En dehors de cette visite, en cas de désordres apparus sur les parties communes ou des équipements collectifs, un technicien assiste à la visite et les copropriétaires concernés prennent toutes les dispositions utiles pour permettre l'accès aux parties privatives de leur lot où ces désordres se manifestent. Un état des travaux prévisibles ou souhaitables doit être dressé par le conseil syndical compte tenu des éléments du constat effectué et le conseil syndical doit proposer un calendrier prévisionnel des travaux et une évaluation approximative de chacun de ces travaux.
La recherche et la désignation d'un entrepreneur
Pour guider les copropriétaires lorsque le règlement de copropriété ne contient pas de mesures appropriées, la Commission propose que l'assemblée générale adopte une procédure de recherche et de désignation de l'entrepreneur comprenant trois phases : le descriptif des travaux, la recherche d'entrepreneurs, et le choix de l'entrepreneur.
S'agissant du descriptif des travaux, sauf décision particulière de l'assemblée générale, le syndic doit établir un document comprenant un descriptif des travaux, la qualité des matériaux, les garanties financières, les qualifications de l'entrepreneur correspondant aux travaux à réaliser, les assurances et la demande de références des chantiers précédents. En cas de travaux importants ou complexes, le syndic doit confier l'élaboration de ce descriptif à un maître d'œuvre. Quant à la recherche d'entrepreneurs, en cas de travaux peu importants ne dépassant un seuil éventuellement fixé par l'assemblée générale, le syndic peut choisir les entrepreneurs à consulter, les copropriétaires pouvant, le cas échéant, proposer des noms d'entrepreneurs. Dans les autres cas, le choix des entrepreneurs s'effectue après leur mise en concurrence. Le syndic reçoit les réponses sous double enveloppe. Les plis sont ouverts par le syndic en présence des membres du conseil syndical.
Le choix de l'entrepreneur
La Commission nationale relative à la copropriété suggère que les devis soient communiqués aux membres du conseil syndical et que le conseil syndical, lorsqu'il a reçu délégation d'approuver un marché, fasse le choix de l'entrepreneur et adopte les conditions du contrat. En l'absence de délégation au conseil syndical, le syndic peut soumette le marché des travaux à l'approbation de l'assemblée générale en observant les dispositions de l'article 11 du décret du 17 mars 1967, notamment la notification du ou des devis proposés, ainsi que l'avis du conseil syndical.
QUELLES MAJORITES POUR VOTER LES TRAVAUX ?
Les règles de majorité requises pour décider des travaux varient selon les cas. Ainsi, lorsque les travaux ont pour effet de modifier la destination de l'immeuble, le vote à l'unanimité de tous les copropriétaires est nécessaire.
Lorsqu'un copropriétaire souhaite racheter une partie commune de l'immeuble pour la transformer en partie privative, l'exemple typique est celui du rachat des WC communs sur le palier pour les adjoindre à un lot privatif, la majorité de tous les copropriétaires représentant les deux tiers des voix est nécessaire.
Les modalités de paiement des travaux votés en assemblée générale de copropriété
Les copropriétaires qui se sont abstenus ou qui ont voté contre une décision concernant des travaux d'amélioration, de transformation d'un ou plusieurs éléments d'équipement, d'adjonction d'éléments nouveaux ou d'aménagement ou la création de locaux destinés à l'usage commun, ainsi que ceux qui n'ont pas participé à l'assemblée générale, peuvent payer leur quote-part des travaux sur 10 ans en 10 annuités égales. Cette demande doit être adressée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Le syndicat des copropriétaires peut “ facturer ” cette faculté de paiement en accordant un crédit auquel s'applique le taux légal d'intérêt. En revanche, si la copropriété recourt à un emprunt, le demandeur supporte le même taux d'intérêt que celui de la copropriété.
Les travaux d'amélioration quant à eux, doivent être décidés à la double majorité des copropriétaires représentant les deux tiers des millièmes des seuls copropriétaires présents et représentés. Cette décision doit être ratifiée, à la même majorité par une deuxième assemblée générale.
Enfin, pour voter l'exécution de travaux rendus obligatoires en vertu de dispositions législatives ou réglementaires, par exemple les travaux de mise en conformité aux normes de salubrité, de sécurité et d'équipement, l'installation d'antenne collective de radio et de télévision ou l'autorisation donné à un copropriétaire de faire à ses frais des travaux affectant les parties communes, la majorité absolue de tous les millièmes est nécessaire. Si cette majorité absolue n'a pas été obtenue lors d'une première assemblée générale, une seconde assemblée générale convoquée à cette fin peut prendre la décision à la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés.
Travaux dans la copropriété et la rémunération du syndic
Le plus souvent, la question de la rémunération du syndic a l'occasion de travaux effectués dans une copropriété est prévue dans le contrat conclu entre le syndic et le syndicat des copropriétaires. Cette rémunération, qui consiste le plus souvent en un pourcentage du devis proposé, se justifie par des frais de gestion et de suivis techniques. Si les modalités de cette rémunération ne sont pas définies dans le contrat du syndic, elles peuvent être votées à la majorité des copropriétaires présents ou représentés lors d'une assemblée générale.
Ce rapide aperçu des conditions d'intervention du syndic permet de mesurer à quel point le rôle de ce dernier est délicat. Il n'en reste pas moins que le syndic dispose de pouvoirs propres, sans lesquels il lui serait impossible d'accomplir sa mission.
Ce que le syndic peut faire seul
Lorsqu'il veille à la conservation et à l'entretien de l'immeuble, le syndic peut agir sans en référer à l'assemblée générale. A ce titre, il souscrit les polices d'assurance de l'immeuble (dégâts des eaux, incendie, responsabilité civile du syndicat), il perçoit les indemnités allouées à la copropriété et acquitte les primes. Le domaine d'élection de sa “ liberté d'action ” est celui de l'entretien et de l'utilisation des parties communes conformément à la destination de l'immeuble et du contrôle de l'application du règlement de copropriété. Son pouvoir d'initiative porte aussi sur les travaux de menu entretien (remplacement des lampes et des vitres brisées) et sur la sécurité et le maintient des équipements en bon état de fonctionnement. A ce titre, il négocie les contrats d'entretien des ascenseurs, de la chaufferie et des installations électriques. Toutefois, en cas de dépenses plus importantes, le syndic doit solliciter l'approbation de l'assemblée ou du conseil syndical.
Provisions spéciales pour travaux d'entretien ou de conservation
Selon la loi du 21 juillet 1994 relative à l'habitat, lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, le syndic doit soumettre au vote de l'assemblée générale (à la majorité des voix de tous les copropriétaires, art 25), la décision de constituer des provisions spéciales destinées à faire face aux travaux prévisibles dans les parties communes. Sont concernés les travaux non encore décidés par l'assemblée générale qui peuvent se révéler nécessaires dans les trois années à échoir.
Travaux urgents
Lorsque des travaux urgents relatifs à la sécurité des personnes, la salubrité et la solidité de l'immeuble doivent être réalisés, le syndic doit obligatoirement intervenir. Il en va ainsi, même lorsque les copropriétaires sont en désaccord. La loi du 10 juillet 1965 lui permet de faire procéder, de sa propre initiative, à tous les travaux nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble. Ainsi, pour permettre l'ouverture du chantier, l'article 37 du décret du 17 mars 1967 l'autorise, sans délibération de l'assemblée générale mais après avoir pris l'avis du conseil syndical, à demander aux copropriétaires le versement d'une provision dont le montant ne peut excéder le tiers du devis estimatif des travaux. En cas d'urgence, le syndic doit informer les copropriétaires, par lettre, affichage... et convoquer sans délai l'assemblée générale. A défaut, il s'expose au risque de ne pas pouvoir obtenir le remboursement des sommes dues par les copropriétaires.
Gestion du personnel
Le syndic engage le personnel nécessaire au fonctionnement de la copropriété. Il fixe les conditions de travail et prend seul sa décision, sans avoir à obtenir d'autorisation de l'assemblée générale, en cas de licenciement. Toutefois, l'employeur du personnel est le syndicat des copropriétaires. Sauf erreur de sa part en cas de non paiement des salaires ou des cotisations de sécurité sociale, le syndic n'est pas tenu personnellement débiteur des sommes qui seraient dues à ces divers titres.
L'amiante
Les décrets du 7 février 1996 et du 12 septembre 1997 relatifs à la protection contre les risques d'exposition à l'amiante dans les immeubles bâtis, obligent les propriétaires à rechercher la présence de calorifugeages ou de flocages contenant de l'amiante dans les immeubles collectifs, à l'exception des immeubles d'habitation comportant un seul logement. Cette recherche s'effectue, soit par la consultation des documents relatifs à la construction de l'immeuble ou à des travaux dans ce dernier, soit par l'intermédiaire d'un contrôleur technique ou un technicien de la construction ayant contracté une assurance professionnelle pour ce type de missions.
Pour les immeubles construits avant 1959 ou après 1980, les diagnostics ont du être effectués avant le 31 décembre 1999. Pour les immeubles construits entre 1950 et 1980, le délai a expiré le 31 décembre 1998.
LE CONTROLE DU SYNDIC PAR LES COPROPRIETAIRES ET LE CONSEIL SYNDICAL
Chaque propriétaire dispose directement ou indirectement par l'intermédiaire du conseil syndical, de la possibilité de contrôler la mission du syndic et se doit d'informer le conseil syndical s'il estime qu'il a mal exécuté l'une des missions précitées. Dans ce cas, le conseil syndical émet un avis et peut demander au syndic de modifier sa position. Le copropriétaire insatisfait peut aussi faire inscrire le sujet de son mécontentement à l'ordre du jour de l'assemblée suivante. Il peut enfin ne pas approuver les comptes et refuser le vote du quitus. En cas extrêmes, le syndic peut ne pas être renouvelé ou peut être révoqué en cours de mandat. En cas de carence du syndic et après mise en demeure d'agir restée infructueuse pendant plus de 8 jours, tout copropriétaire peut décider de l'assigner en justice.
Mais attention. Dans sa tâche, le syndic est assisté et contrôlé par le conseil syndical. Il s'agit de copropriétaires désignés par l'assemblée générale pour trois ans au maximum. Cet organe important de la copropriété peut se faire communiquer les pièces et documents relatifs à la gestion et à l'administration de la copropriété. Il donne son avis sur les questions concernant le syndicat. L'assemblée générale peut déléguer en partie ses responsabilités relatives aux votes des dépenses en fixant un seuil de dépenses au-delà duquel le syndic doit obligatoirement demander l'avis du conseil syndical. Cette décision est prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires.
QUI EST RESPONSABLE ?
De fait, le syndic assume un rôle important dans le fonctionnement de la copropriété, mais il n'est pas le seul responsable des maux de la copropriété. Sauf faute professionnelle commise dans l'exercice de sa fonction qui justifie l'exercice d'un recours direct contre lui, les règles instituées par la loi de 1965 sur la copropriété assujettissent le syndic à l'assemblée des copropriétaires. Il en résulte en toute logique, qu'un copropriétaire qui subit un préjudice du fait de la copropriété, peut se retourner contre le syndicat des copropriétaires. Il en est notamment ainsi en cas de défaut d'entretien des parties communes, de mauvais fonctionnement d'un équipement collectif ou lorsque le syndic a commis une faute dans l'exercice de ses fonctions. Le copropriétaire lésé doit alors se retourner contre le syndicat des copropriétaires qui se trouve être représenté par le syndic.
Etienne LANGEVIN
Annuaire d'Agences immobilières